Jak sobie radzić z odchyleniami?

Różne widoki pozycji menu Odchylenia

To, kto może zajmować się odchyleniami, zależy od typu i roli użytkownika. Możesz obsłużyć odchylenia, jeśli użytkownik ma jedną z następujących cech:

• Typ użytkownika Administrator
• Rola przedstawiciela ds. bezpieczeństwa
• Został wyznaczony na osobę odpowiedzialną za odstępstwo
• W ramach ról kierownika zespołu i administratora ustalono, że kierownicy zespołów będą zajmować się odchyleniami dotyczącymi ich działów.

Na ekranie zostaną wówczas wyświetlone wszystkie nieprawidłowości zarejestrowane w firmie, posortowane według statusu. Klikając opcję „Usprawnienie”, można również przejrzeć wszystkie zarejestrowane propozycje usprawnień. Wyjątek stanowi sytuacja, w której użytkownik jest kierownikiem działu – wówczas widoczne są jedynie nieprawidłowości dotyczące danego działu.

Jeśli nie jesteś administratorem, przedstawicielem ds. bezpieczeństwa ani odpowiedzialnym za odstępstwo, uzyskasz inny pogląd. Wtedy zobaczysz tylko odchylenia, które sam zarejestrowałeś.

Wybór odchylenia odpowiedzialnego

Aby wskazać osoby odpowiedzialne za obsługę odstępstw, przejdź do sekcji „Ustawienia firmy” w menu znajdującym się w prawym górnym rogu. Następnie wybierz opcje „Ogólne” oraz „System HSE”. W tym miejscu możesz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za odstępstwa. Możesz zdecydować, że za obsługę odstępstw w poszczególnych działach odpowiadać będą kierownicy zespołów, lub też wyznaczyć jedną bądź więcej osób odpowiedzialnych za ten obszar w skali całej firmy. Niezależnie od wybranego rozwiązania, administratorzy oraz przedstawiciele ds. bezpieczeństwa zawsze będą mieli dostęp do wszystkich zgłoszonych odstępstw.

Radź sobie z odchyleniami

Korzystając z różnych filtrów u góry, możesz wybrać, które odchylenia chcesz zobaczyć. Możesz filtrować odchylenia zarejestrowane pomiędzy określonymi datami, odchylenia według działu lub na podstawie tego, kto je zarejestrował. Aby zmienić status odchylenia, kliknij i przytrzymaj odchylenie, a następnie przeciągnij je do pola stanu, na które chcesz dokonać zmiany. Możesz kliknąć odchylenie, aby zobaczyć wszystkie szczegóły, a jeśli chcesz, możesz także tutaj zmienić status.

Możesz dodać więcej informacji o tym, jak odchylenie zostało obsłużone, zostawić komentarze dla osoby, która zgłosiła odchylenie, a także dodać zadania, jeśli chcesz. Odchylenie z niedokończonymi zadaniami nie może zostać ustawione jako ukończone.

Po przetworzeniu odchylenia status można ustawić na zakończony. Teraz odchylenie zostanie automatycznie zablokowane. Oznacza to, że tylko administrator może go odblokować, jeśli trzeba wprowadzić więcej zmian. Osoba odpowiedzialna za odstępstwo i przedstawiciel ds. bezpieczeństwa mogą wtedy jedynie zobaczyć informacje i pobrać plik PDF.