Her vil du lære hvordan timeregistreringen fungerer, hvordan prosessen ser ut, og hva hver enkelt bruker må gjøre.
Registrere arbeidstid
Dersom dere har tatt i bruk timeregistrering i HR-systemet, kan hver ansatt registrere arbeidstiden på to forskjellige steder. Dette kan gjøres under menyvalgene Personlig kalender og Timeliste.
I den personlige kalenderen klikker du på datoen du ønsker å registrere arbeidstiden på, velger Arbeidstimer og fyller ut timene du har jobbet. For mer detaljert informasjon om hvordan selve registreringen fungerer kan du lese denne artikkelen. Når du har registrert timene vil de være synlige i kalenderen med en grå prikk og teksten "På jobb". Hvis du klikker på den, kan du se detaljene for registreringen og endre den hvis du ønsker det.
Under menyvalget Timeliste kan du se alle dine timeregistreringer i en liste. Avdelingsledere og admin-brukere kan også se registreringene til sine ansatte. Her kan du også foreta nye registreringer ved å klikke på "Legg til timer". De ulike fanene viser registreringene basert på de ulike statusene i prosessen. Når du har registrert timene dine vil de automatisk få statusen "registrert". Når du sender de til godkjenning vil statusen oppdateres til "ventende", og etter at du har mottatt et svar vil de enten få statusen "godkjent" eller "avvist".
Godkjenning av timer
Når den ansatte har registrert timene sine for en gitt periode, for eksempel en måned eller en uke, skal de sendes inn for godkjenning. Dette gjøres under menyvalget Timeliste, ved å bruke "Send inn"-knappen øverst til høyre.
Hvor ofte du sender inn timer er opp til hver enkelt ansatt. Systemet har ingen begrensning på hvor ofte dette kan gjøres.
Admin-brukere og avdelingsledere kan sende inn timer for sine ansatte hvis de ønsker det. Når du sender inn timene dine, sendes alle registreringer med status "registrert" inn. I det du sender inn timelisten vil det bli sendt en varsling til admin-brukere og den som er ansvarlig for godkjenning av arbeidstimer. Det kan enten være avdelingsledere eller en enkelt person som er valgt til å gjøre dette av administrator, under selskapsinnstillinger.
Personen som er valgt til å håndtere forespørsler vil finne dem under menyvalget Forespørsler. Her kan ansvarlig se alle timene som den ansatte har sendt inn, og ved å klikke på et av godkjennings- eller avvisningsikonene vil alle detaljer fra de enkelte dagene være synlige. Når du ser detaljene for de enkelte registreringene kan du huke på eller fjerne merket for registreringene du ikke ønsker å godkjenne eller avvise. Ved å gjøre dette vil timene som ikke er krysset av forbli i listen, slik at du for eksempel kan godkjenne alle timeregistreringer unntatt én, som du deretter kan avvise i stedet.
Når den ansatte fått godkjent eller avvist timene sine, vil det bli sendt en varsling til dem med informasjon om hvem som behandlet forespørselen. Status på timeregistreringene vil oppdateres og vises med ny status og farge i både personlig kalender og timeliste.
Overføring av timelister for lønn eller fakturering
De som benytter Tripletex som regnskapssystem kan integrere HR-systemet direkte mot Tripletex, sånn at godkjente timer automatisk blir sendt over til Tripletex. Les mer om hvordan dette kan settes opp i denne artikkelen.
Dersom du ikke bruker Tripletex som regnskapssystem kan du laste ned timelistene som CSV-filer og importere dem inn i regnskapssystemet du bruker. Avdelingsleder og admin-brukere kan laste ned timelister som både CSV og PDF, ved å klikke på "Last ned" inne i timelisten. Her kan du velge hvilke timelister du ønsker å laste ned basert på status, avdeling, prosjekt eller ansatt.
Hvis du åpner en CSV-fil direkte vil den være veldig rotete, men du kan få Excel eller lignende programmer til å gjøre det ryddig og enkelt for deg.
- Åpne et nytt ark i Excel
- Gå til "Data" i menyen på toppen
- Velg "Hent data"
- Velg Tekst/CSV
- Velg filen du har lastet ned
Nå vil programmet dele informasjonen inn i ulike kolonner som du kan sortere og dataen blir mye mer oversiktlige.
