Čia sužinosite, kaip veikia laiko registracija, kaip atrodo procesas ir ką turi daryti kiekvienas vartotojas.
Registruoti darbo valandas
Jei HR sistemoje įsidiegėte laiko registravimą, kiekvienas darbuotojas savo darbo valandas gali registruoti dviejose skirtingose vietose. Tai galima padaryti meniu punktuose Asmeninis kalendorius ir Darbo laiko apskaitos žiniaraštis.
Asmeniniame kalendoriuje spustelėkite datą, kurią norite registruoti savo darbo laiką, pasirinkite Darbo laikas ir įveskite dirbtas valandas. Norėdami gauti daugiau informacijos apie tai, kaip veikia pati registracija, galite perskaityti šį straipsnį. Užregistravus valandas, jos kalendoriuje bus matomos su pilku tašku ir tekstu „Darbe“. Jei spustelėsite jį, pamatysite registracijos informaciją ir, jei norite, ją pakeisite.
Meniu punkte „Laiko žiniaraštis“ galite matyti visas savo laiko registracijas sąraše. Komandos vadovai ir administratoriai taip pat gali matyti savo darbuotojų registracijas. Čia taip pat galite užsiregistruoti paspaudę "Pridėti valandas". Skirtinguose skirtukuose rodomos registracijos pagal skirtingas proceso būsenas. Kai užregistruosite savo valandas, jos automatiškai gaus būseną „užregistruotas“. Kai išsiųsite juos patvirtinti, būsena bus atnaujinta į „laukiama“, o gavus atsakymą, jų būsena bus „patvirtinta“ arba „atmesta“.
Darbo laiko tvirtinimas
Darbuotojui užregistravus tam tikro laikotarpio, pavyzdžiui, mėnesio ar savaitės, valandas, jos turi būti pateiktos tvirtinti. Tai atliekama darbo laiko apskaitos žiniaraštyje, naudojant viršutiniame dešiniajame kampe esantį mygtuką „Siųsti“.
Kaip dažnai pateikiate valandas, priklauso nuo kiekvieno darbuotojo. Sistema neriboja, kaip dažnai tai gali būti daroma.
Administratoriai ir komandos vadovai gali pateikti savo darbuotojų valandas, jei nori. Pateikus valandas, pateikiamos visos registracijos, kurių statusas „užsiregistravęs“. Pateikus darbo laiko apskaitos žiniaraštį, bus išsiųstas pranešimas administratoriams ir asmeniui, atsakingam už darbo laiko patvirtinimą. Tai gali būti komandos vadovai arba vienas asmuo, kurį administratorius pasirenka įmonės nustatymuose.
Asmuo, pasirinktas tvarkyti užklausas, jas ras skiltyje „Užklausos“. Čia atsakingas asmuo gali matyti visas darbuotojo pateiktas valandas, o paspaudus vieną iš patvirtinimo ar atmetimo piktogramų, bus matoma visa informacija iš atskirų dienų. Peržiūrėdami išsamią informaciją apie atskiras registracijas, galite pažymėti registracijas, kurių nenorite patvirtinti ar atmesti, arba panaikinti jų žymėjimą. Tai atlikus, nepažymėtos valandos išliks sąraše, kad galėtumėte, pavyzdžiui, patvirtinti visas laiko registracijas, išskyrus vieną, kurią galėsite atmesti.
Kai darbuotojo darbo laikas bus patvirtintas arba atmestas, jam bus išsiųstas pranešimas su informacija apie tai, kas apdorojo prašymą. Laiko registracijų būsena bus atnaujinta ir rodoma nauja būsena bei spalva tiek asmeniniame kalendoriuje, tiek darbo laiko apskaitos žiniaraštyje.
Darbo užmokesčio ar sąskaitų faktūrų išrašymo darbo laiko apskaitos žiniaraščių perdavimas
Tie, kurie naudoja Tripletex kaip savo apskaitos sistemą, gali integruoti savo personalo sistemą tiesiogiai su Tripletex, kad patvirtintos valandos būtų automatiškai siunčiamos į Tripletex. Daugiau apie tai, kaip tai galima nustatyti, skaitykite šiame straipsnyje.
Jei nenaudojate Tripletex kaip savo apskaitos sistemos, galite atsisiųsti darbo laiko apskaitos žiniaraščius kaip CSV failus ir importuoti juos į naudojamą apskaitos sistemą. Komandos vadovai ir administratoriai gali atsisiųsti darbo laiko apskaitos žiniaraščius CSV ir PDF formatu, darbo laiko apskaitos žiniaraštyje spustelėję „Atsisiųsti“. Čia galite pasirinkti, kuriuos darbo laiko apskaitos žiniaraščius norite atsisiųsti pagal būseną, skyrių, projektą ar darbuotoją.
Jei CSV failą atidarysite tiesiogiai, jis bus labai nepatogus, tačiau galite gauti „Excel“ ar panašias programas, kad tai būtų tvarkinga ir paprasta.
- Atidarykite naują lapą „Excel“.
- Viršuje esančiame meniu eikite į „Duomenys“.
- Pasirinkite "Gauti duomenis"
- Pasirinkite Tekstas / CSV
- Pasirinkite atsisiųstą failą
Dabar programa suskirstys informaciją į skirtingus stulpelius, kuriuos galėsite rūšiuoti ir duomenys taps daug aiškesni.
