Tutaj dowiesz się, jak działa rejestracja czasu, jak wygląda cały proces i jakie czynności musi wykonać każdy użytkownik..
Rejestracja godzin pracy
Jeśli wdrożyłeś rejestrację czasu pracy w systemie HR, każdy pracownik może rejestrować swoje godziny pracy w dwóch różnych miejscach. Można to zrobić w pozycjach menu Kalendarz osobisty i Arkusz czasu pracy.
W kalendarzu osobistym kliknij datę, w której chcesz zarejestrować swoje godziny pracy, wybierz Godziny pracy i wpisz przepracowane godziny. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat działania samej rejestracji, przeczytaj ten artykuł. Po zarejestrowaniu godzin będą one widoczne w kalendarzu z szarą kropką i tekstem „W pracy”. Jeśli na nią klikniesz, możesz zobaczyć szczegóły rejestracji i zmienić ją, jeśli chcesz.
W pozycji menu Arkusz czasu pracy możesz zobaczyć wszystkie swoje rejestracje czasu na liście. Kierownicy zespołów i użytkownicy administracyjni mogą również zobaczyć rejestracje swoich pracowników. Tutaj możesz również dokonać nowych rejestracji, klikając „Dodaj godziny”. Różne zakładki pokazują rejestracje na podstawie różnych statusów w procesie. Po zarejestrowaniu godzin automatycznie otrzymają one status „zarejestrowane”. Po wysłaniu ich do zatwierdzenia ich status zostanie zmieniony na „oczekujące”, a po otrzymaniu odpowiedzi otrzymają status „zatwierdzone” lub „odrzucone”.
Zatwierdzanie godzin pracy
Po zarejestrowaniu godzin pracy przez pracownika na dany okres, np. miesiąc lub tydzień, należy je przesłać do zatwierdzenia. Można to zrobić w Arkuszu czasu pracy, używając przycisku „Wyślij” w prawym górnym rogu.
Częstotliwość przesyłania godzin zależy od każdego pracownika. System nie ma ograniczeń co do częstotliwości przesyłania godzin.
Użytkownicy administratorzy i kierownicy zespołów mogą zgłaszać godziny pracy swoich pracowników, jeśli sobie tego życzą. Po zgłoszeniu godzin pracy wszystkie rejestracje ze statusem „zarejestrowane” są zgłaszane. Po zgłoszeniu arkusza czasu pracy powiadomienie zostanie wysłane do użytkowników administratorów i osoby odpowiedzialnej za zatwierdzanie godzin pracy. Mogą to być kierownicy zespołów lub pojedyncza osoba wybrana przez administratora w ustawieniach firmy.
Osoba wybrana do obsługi wniosków znajdzie je w sekcji „Wnioski”. Tutaj osoba odpowiedzialna może zobaczyć wszystkie godziny przesłane przez pracownika, a po kliknięciu jednej z ikon zatwierdzenia lub odrzucenia zostaną wyświetlone wszystkie szczegóły z poszczególnych dni. Podczas przeglądania szczegółów poszczególnych rejestracji możesz zaznaczyć lub odznaczyć rejestracje, których nie chcesz zatwierdzić lub odrzucić. W ten sposób godziny, które nie są zaznaczone, pozostaną na liście, dzięki czemu możesz na przykład zatwierdzić wszystkie rejestracje czasu pracy z wyjątkiem jednej, którą następnie możesz odrzucić.
Po zatwierdzeniu lub odrzuceniu godzin pracy pracownika zostanie do niego wysłane powiadomienie z informacją o tym, kto przetworzył wniosek. Status rejestracji czasu zostanie zaktualizowany i wyświetlony z nowym statusem i kolorem zarówno w kalendarzu osobistym, jak i arkuszu czasu pracy.
Przenoszenie arkuszy czasu pracy do listy płac lub fakturowania
Osoby korzystające z Tripletex jako swojego systemu księgowego mogą zintegrować swój system HR bezpośrednio z Tripletex, tak aby zatwierdzone godziny były automatycznie wysyłane do Tripletex. Przeczytaj więcej o tym, jak to skonfigurować w tym artykule.
Jeśli nie używasz Tripletex jako swojego systemu księgowego, możesz pobrać arkusze czasu pracy jako pliki CSV i zaimportować je do używanego systemu księgowego. Kierownicy zespołów i użytkownicy administracyjni mogą pobierać arkusze czasu pracy zarówno w formacie CSV, jak i PDF, klikając „Pobierz” w arkuszu czasu pracy. Tutaj możesz wybrać, które arkusze czasu pracy chcesz pobrać, w zależności od statusu, działu, projektu lub pracownika.
Jeśli otworzysz plik CSV bezpośrednio, będzie to bardzo chaotyczne, ale możesz pobrać program Excel lub podobne, aby ułatwić sobie zadanie.
- Otwórz nowy arkusz w programie Excel
- Przejdź do „Dane” w menu u góry
- Wybierz „Pobierz dane”
- Wybierz Tekst/CSV
- Wybierz pobrany plik
Teraz program podzieli informacje na różne kolumny, które możesz sortować, a dane staną się o wiele bardziej przejrzyste.
