Finn ut hvem som har lov til å gjøre hva når det gjelder timeregistrering og godkjenning.
Registrere og sende inn timer
Alle ansatte som har HR lisens har tilgang til å registrere timer for seg selv. Admin-brukere og avdelingsledere har også tilgang til å registrere timer for andre. Admin-brukere kan gjøre det for alle ansatte i hele selskapet, og avdelingsledere kan gjøre det for ansatte som tilhører samme avdeling.
I den personlige kalenderen kan avdelingsleder og administrator velge hvilken ansatt de ønsker å se kalenderen for, ved å skifte ansatt på knappen øverst til høyre. Når du klikker på en dato i kalenderen og fyller inn arbeidstid vil timer bli registrert for den ansatte du står i kalenderen for.
Timer kan også registreres under menyvalget Timeliste. For ansatte viser listen kun dine egne registreringer. Avdelingsledere og admin-brukere ser registreringene til alle ansatte de har tilgang til og kan også filtrere listen etter hvilke registreringer de ønsker å se. Ved å klikke på "Legg til timer" åpnes samme vindu som når du registrerer timer i kalenderen. For admin og avdelingsleder vises et ekstra felt der de kan endre hvilken ansatt de ønsker å registrere timer for.
Innsending av timelister gjøres også her under Timelister, ved å bruke knappen oppe til høyre. De samme tilgangene gjelder også her. Det betyr at admin og avdelingsleder vil se et felt der de må velge hvem de skal sende inn timene for.
Disse tilgangene kan ikke endres. For å endre noe er det eneste mulige alternativet å endre rollen til brukeren.
Godkjenne og avvise timer
Hvem som har tilgang til å håndtere forespørsler om godkjenning av timer bestemmes av administratoren. Dette velges under selskapsinnstillinger og "Saksgang for timeregistrering". Her kan du enten velge avdelingsleder eller enkeltperson. Innstillingen er automatisk satt til avdelingsleder når dere tar i bruk systemet. Når denne innstillingen er aktivert, vil de som har rollen avdelingsleder motta alle forespørsler fra ansatte i samme avdelingen. Admin-brukere mottar alle forespørsler fra alla ansatte uavhengig av avdeling. En forespørsel kan altså godkjennes av flere personer.
Det andre alternativet som administratoren kan velge, betyr at alle forespørsler fra alle avdelinger går til én person, i stedet for til nærmeste leder. Admin-brukere vil fortsatt motta alle forespørsler, slik at den eller de også kan håndtere dem. Hvis dette er alternativ som skal brukes i ditt selskap må innstillingen endres av administrator.
