Hvordan lager jeg rutiner?

Du kan både lage dine egne rutiner og velge blant rutiner som Grønn Jobb foreslår. Disse rutinene er laget av våre egne HMS-rådgivere og gir ditt selskap et godt utgangspunkt i arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. 

Lage en rutine fra Grønn Jobb sine forslag

Start med å klikke på ikonet for «Register» i menyen til venstre, og velg «Rutiner». Hvis du ønsker å se rutinene fra Grønn Jobb, klikker du på «Forslag til rutiner». Denne fanen er kun synlig for adminbrukere.

Klikk på navnet til rutinen du er interessert i, så vises rutinen. Her kan du velge om du vil lagre den som en rutine for ditt selskap ved å klikke på knappen «Lagre». Når du gjør dette, lagres rutinen i listen over rutiner for ditt selskap, og du kan redigere tekst og informasjon slik at den passer for ditt selskap.

For å redigere hvem rutinen gjelder for, hvem som er ansvarlig, og annen informasjon, klikker du på «Rediger» i den øverste bolken. For å redigere selve teksten i rutinen klikker du på «Rediger» i den nederste bolken.

Du kan velge om rutinen skal gjelde for en avdeling, et prosjekt eller en rolle. Hvis du velger en avdeling, blir rutinen kun synlig for de ansatte som tilhører den avdelingen. Hvis du velger et prosjekt, blir rutinen kun synlig for deltakerne i prosjektet. Dersom du velger en rolle, vises rutinen kun for ansatte med den valgte rollen.

Hvis du vil at en rutine skal være tilgjengelig for alle, gjør du dette enklest ved å velge avdeling og deretter velge hele selskapet i listen under.

Lage en helt ny rutine 

Hvis du ikke vil bruke Grønn Jobb sine forslag, eller hvis du ønsker å legge til egne rutiner, kan du gjøre dette ved å klikke på «Ny».

Først fyller du ut generell informasjon om rutinen, for eksempel hvem den gjelder for og hvem som er ansvarlig. I dette steget kan du også velge om det skal kreves lesebekreftelser for rutinen. Feltet er forhåndsutfylt med brukerne som har tilgang til rutinen, men du kan endre dette. Du kan ikke kreve lesebekreftelser fra andre enn de som rutinen gjelder for.

I steg 2 kan du velge et bilde som vises sammen med rutinen, og koble rutinen til andre rutiner eller dokumenter. Her legger du også til videolenker dersom du ønsker å vise rutinen sammen med videoer. Videoene vises sammen med beskrivelsen og kan sees direkte både i appen og på nett. Hvis du ikke ønsker å legge til dette, kan du hoppe videre til neste steg.

I det tredje steget skriver du selve teksten du ønsker å ha i rutinen. Hvis du allerede har rutinen lagret i et eget dokument, kan du kopiere inn teksten her. Du kan ikke laste opp dokumentet direkte. Når du er ferdig, klikker du på «Ferdigstill».

Rutinen er nå opprettet, og du vil kunne se den i listen over rutiner for ditt selskap. Rutinen vil imidlertid være inaktiv inntil du endrer statusen og aktiverer den. Det er først når rutinen aktiveres at den blir tilgjengelig og synlig for ansatte. Hvis du har valgt å kreve lesebekreftelser, vil varsler sendes til brukerne når rutinen aktiveres.

Rolletilganger

Under rollesinnstillinger kan admin-brukere velge hvilke roller som skal kunne lage rutiner og hvilke roller som bare skal kunne se dem. Når en rolle ikke har tilgang til å lage/redigere rutiner vil de kun se de rutiner som er aktiverte og som er for dennes avdeling, eller som er for hele selskapet. 

De roller som har tilgang til å lage og redigere rutiner vil kunne se rutiner som er inaktive. Hvis en ansatt som egentlig ikke har tilgang til å kunne endre på rutiner blir valgt som ansvarlig for en enkelt rutine, vil de kunne redigere den spesifikke rutinen. 

Versjonshistorikk 

I listen over rutinene for ditt selskap kan du se to ikoner helt til høyre. Det ene brukes for å slette rutinen. Ikonet er nedtonet dersom rutinen er aktiv, så for å slette en rutine må du først inaktivere den. Det andre ikonet kan brukes dersom du vil se versjonshistorikken til rutinen. Dette er kun tilgjengelig for brukere med tilgang til å opprette og endre rutiner.

Når du klikker på dette ikonet, blir du sendt til en ny liste hvor versjonshistorikken for den valgte rutinen vises. Du kan klikke på eldre versjoner og se hvordan de så ut da de var aktive og laste ned dem som PDF, men du kan ikke gjøre endringer i andre versjoner enn den gjeldende.

Når du gjør en endring i en rutine, vil du bli spurt om du ønsker å lagre rutinen som en ny versjon, eller om du vil oppdatere den gjeldende versjonen. Dette gjør det mulig å dokumentere forbedringer og endringer på en god måte.