I denne artikkelen kan du lese om hvordan vi henter prosjekter fra Tripletex og hva du selv må passe på.
Prosjekter
I steg 2 i prosessen for å aktivere integrasjonen til Tripletex, henter vi prosjektene dine fra Tripletex. Vi henter kun de som har et prosjektnummer utfylt og som ikke er satt til "Avsluttet". Hvis prosjektnummeret til et prosjekt allerede er registrert i HR-systemet vil det prosjektet være nedtonet og ikke valgbart.
Vi sjekker kun prosjektnummeret, ikke prosjektnavnet. Har du et prosjekt med samme prosjektnavn i HR-systemet og Tripletex, men et annet prosjektnummer, vil du kunne hente det prosjektet.
Prosjektene du velger å huke på i dette steg vil bli opprettet i HR-systemet når du fullfører prosessen. Det betyr at de vil være synlige under menyvalget "Prosjekter", som du finner under "Selskap" i menyen til venstre.
Når du aktiverer integrasjonen og henter prosjektene fra Tripletex, henter vi de prosjektene du har registrert der og da. Du må derfor sørge for at listen over prosjekter i HR-systemet er oppdatert dersom du for eksempel legger til nye eller avslutter prosjekter i Tripletex. Ønsker du å hente prosjekter på nytt fra Tripletex, kan du alltid klikke på "Oppdater Tripletex" under selskapsinnstillingene og gå igjennom prosessen på nytt. Gjør du det har du muligheten å hente flere prosjekter fra Tripletex, men dette vil ikke påvirke prosjektene du allerede har hentet.
Prosjektene du allerede har hentet skal håndteres i HR-systemet. Hvis det for eksempel ikke lenger skal være mulig å registrere timer på et prosjekt fordi det er satt til avsluttet i Tripletex, må du slette det manuelt fra HR-systemet. Det er ikke nok å markere prosjektet som avsluttet i Tripletex, da HR-systemet ikke lytter etter det.
Du kan selvsagt opprette prosjekter manuelt direkte i HR-systemet også. Du må ikke hente dem fra Tripletex. Velger du å gjøre dette, må du sørge for at prosjektnumrene er de samme på prosjektene du har i Tripletex. Hvis de ikke er like, vil integrasjonen mislykkes når vi prøver å sende timene over.
Det er alltid listen over prosjekter i HR-systemet som styrer hvilke prosjekter de ansatte kan registrere timer på. Har du en aktiv integrasjon til Tripletex må du derfor alltid sørge for at denne listen er oppdatert med de samme prosjektene som du har i Tripletex, slik at timene overføres uten problemer.
Du kan ikke sende opprettede prosjekter i HR-systemet til Tripletex.
Aktiviteter
Når du registrerer timer i Tripletex må du velge en aktivitet for å registrere timene. Når integrasjonen til Tripletex er satt opp, vil et påkrevd felt for "Aktivitet" vises når en ansatt registrerer timene sine i HR-systemet. Hva som er valgbart i dette feltet baseres på hvilke aktiviteter du har satt opp i Tripletex.
Vi henter alltid aktivitetene dine i det timene skal registreres, slik at du ikke trenger å oppdatere integrasjonen på nytt hvis du sletter eller legger til aktiviteter i Tripletex.
Det er to typer aktiviteter: Internaktiviteter og Prosjektaktiviteter. Timer kan registreres på internaktiviteter hvis du ikke registrerer timene på et prosjekt. Velger du et prosjekt når du registrerer timene, må du i stedet velge en prosjektaktivitet som er tilgjengelig på det valgte prosjektet.