Przeczytaj, gdzie możesz tworzyć zadania, kto może je zobaczyć i co możesz z nimi zrobić.
Twoje zadania to te, które widzisz na stronie głównej po zalogowaniu się do systemu. Zadania te mogą pochodzić z wielu różnych miejsc w systemie, a także z różnych modułów, ponieważ zebraliśmy je wszystkie na liście.
Ręczne tworzenie zadań
Niezależnie od tego, jaki produkt u nas zakupiłeś, zawsze możesz utworzyć zadania ręcznie. Można to zrobić klikając na „Nowy”, gdy znajdziesz się na stronie głównej. W tym miejscu podajesz informację dla kogo jest dane zadanie, co i kiedy należy wykonać. W polu odpowiedzialny wybierasz, kto będzie odpowiedzialny za aktualizację statusu zadania po jego zakończeniu. Może to być tylko jedna osoba i tylko ona będzie mogła wprowadzać aktualizacje. W polu bezpośrednio poniżej możesz wybrać, kto otrzyma zadanie na swojej stronie głównej. Tutaj możesz podzielić się zadaniem z określonymi pracownikami, wszystkimi osobami w dziale lub wszystkimi osobami, które mają przydzieloną rolę. Pracownicy wybrani w tym polu będą mogli zobaczyć zadanie, ale nie będą mogli dokonywać aktualizacji, jeśli wyznaczona zostanie inna osoba odpowiedzialna.
Jeśli chcesz przypisać zadanie pojedynczej osobie, wybierz tę osobę jako odpowiedzialną, a następnie udostępnij zadanie pracownikom i wybierz tam tę samą osobę. Oznacza to, że tylko ta osoba zobaczy zadanie na swojej stronie głównej.
Tworząc zadanie ręcznie, możesz także ustawić je jako zadanie powtarzalne. W zależności od wybranego interwału zadania, jednocześnie zostanie utworzonych kilka zadań. Może to być na przykład przydatne, jeśli chcesz, aby dana osoba co tydzień wykonywała rutynowe zadanie.
Wszyscy pracownicy mogą tworzyć zadania, ale istnieją pewne ograniczenia dotyczące tego, kto może zostać wybrany jako odpowiedzialny.
- Użytkownicy z typem użytkownika Administrator i użytkownicy z rolą CEO mogą tworzyć zadania z dowolną odpowiedzialną osobą.
- Menedżerowie zespołów mogą tworzyć zadania tylko z pracownikami w swoim dziale jako odpowiedzialnymi.
- Pracownicy i przedstawiciele ds. bezpieczeństwa mogą wybrać wyłącznie siebie jako odpowiedzialnych.
Tworzenie zadań z innych funkcji
Jeśli zakupiłeś u nas system HR lub HSE, dostępne są różne funkcje, z których możesz tworzyć zadania. W systemie HSE zadania można tworzyć z:
Ocena ryzyka
Po przeprowadzeniu analizy ryzyka tworzony jest również plan działania zawierający środki mające na celu zmniejszenie prawdopodobieństwa lub konsekwencji wystąpienia niepożądanego zdarzenia. Utworzone przez Ciebie miary wysyłane są jako zadania do osoby odpowiedzialnej.
Odchylenia
Niezależnie od tego, czy odstępstwa są tworzone ręcznie, poprzez kontrolę bezpieczeństwa, czy poprzez rewizję, możesz dodać zadania do odstępstwa. Jeśli zostało utworzone w wyniku inspekcji lub rewizji bezpieczeństwa, możesz utworzyć zadanie bezpośrednio po zakończeniu inspekcji lub rewizji bezpieczeństwa. Jeżeli odchylenie jest tworzone ręcznie, osoba obsługująca rozbieżność może dodać zadania.
Spotkania UAM
Realizując w systemie spotkanie UAM, zyskujesz możliwość dodania zadań bezpośrednio pod każdym punktem porządku obrad, jeśli np. jest coś do załatwienia przed kolejnym spotkaniem.
Koło roczne
Tworząc działania w kole rocznym, możesz wybrać, czy chcesz utworzyć działanie również jako zadanie, czy nie.
W systemie HR możesz tworzyć zadania z:
Proces wdrażania
Tworząc plan wdrożenia dla pracownika, który zaraz zacznie pracę, zyskujesz możliwość dodania zadań w ramach każdej pozycji planu.
Na pokładzie
Tworząc plan odejścia dla odchodzącego pracownika, zyskujesz możliwość dodania zadań w ramach każdej pozycji planu.
Koło roczne
Tworząc działania w kole rocznym, możesz wybrać, czy chcesz utworzyć działanie również jako zadanie, czy nie.
Aktualizowanie i monitorowanie zadań
Jeśli klikniesz na zadanie, możesz zobaczyć wszystkie szczegóły zadania, a klikając na edytuj, możesz także zaktualizować informacje. Możesz to wszystko zrobić także w aplikacji mobilnej.
Jeśli nie widzisz przycisku edycji, gdy patrzysz na zadanie, oznacza to, że nie jesteś odpowiedzialny za zadanie i dlatego możesz je tylko przeglądać.
Jeśli chcesz zobaczyć status zadań, które przydzieliłeś innym, możesz to zrobić klikając na „Pokaż więcej zadań”. Jedna zakładka pokazuje wszystkie utworzone przez Ciebie zadania, a ta jest widoczna dla wszystkich użytkowników. Druga zakładka jest widoczna tylko dla administratora, dyrektora generalnego i menadżerów zespołów i pokazuje wszystkie zadania, które przydzielono Twoim pracownikom. Możesz wyszukiwać i sortować, aby znaleźć zadania, których szukasz.
