Les mer om hvor man kan lage oppgaver, vem som kan se dem og hva man kan gjøre med dem.
Dine oppgaver er de du ser på forsiden når du logger inn i systemet. Disse oppgavene kan komme fra en rekke ulike plasser i systemet og også fra ulike moduler, da vi har samlet dem alle i en liste for deg.
Lage oppgaver manuelt
Uansett hvilket produkt du har kjøpt hos oss, kan du alltid opprette oppgaver manuelt. Dette gjør du ved å trykke på "Ny" når du er på forsiden. Her fyller du ut informasjon om hvem oppgaven er til, hva som skal gjøres og når det skal gjøres. I feltet for ansvarlig velger du hvem som skal ha ansvar for å oppdatere status på oppgaven når ting er gjort. Dette kan bare være én enkelt person, og det vil kun være den personen som kan gjøre oppdateringer. I feltet rett under kan du velge hvem som skal få oppgaven på sin forside. Her kan du velge å dele oppgaven med spesifikke ansatte, med alle i en avdeling, eller alle som har en rolle. De ansatte som velges i dette feltet vil kun kunne se oppgaven, men ikke foreta oppdateringer, dersom noen andre er satt som ansvarlige.
Hvis du vil tilordne en oppgave til en enkelt person, velg den personen som ansvarlig og del deretter oppgaven med ansatte og velg den samme personen der. Det betyr at kun den personen vil se oppgaven på forsiden sin.
Når du oppretter en oppgave manuelt, kan du også velge å gjøre den til en repeterende oppgave. Basert på intervallet du velger for oppgaven, vil flere oppgaver bli opprettet samtidig. Det kan for eksempel være bra om du ønsker at en person skal utføre en rutineoppgave hver uke.
Alle ansatte kan opprette oppgaver, men det er noen begrensninger på hvem som kan velges som ansvarlig.
- Brukere med brukertypen Admin og brukere med rollen Daglig leder kan lage oppgaver med hvem som helst som ansvarlig.
- Avdelingsledere kan kun lage oppgaver med de ansatte på dennes avdeling som ansvarlig.
- Ansatte og verneombud kan kun velge seg selv som ansvarlig.
Lage oppgaver fra andre funksjoner
Har du kjøpt HR- eller HMS-system hos oss, er det ulike funksjoner du kan lage oppgaver fra. I HMS-systemet kan oppgaver lages fra:
Risikoanalyse
Når en risikovurdering gjennomføres lages også en handlingsplan med tiltak for å redusere sannsynlighet eller konsekvens av at en uønsket hendelse oppstår. De tiltak du lager blir sendt som oppgaver til den som er ansvarlig.
Avvik
Uansett om avvikene opprettes manuelt, via en vernerunde eller via en revisjon så kan du legge til oppgaver til avviket. Hvis avviket er opprettet via en vernerunde eller revisjon, kan du opprette oppgaven direkte når du ferdigstiller vernerunden elle revisjonen. Hvis avviket opprettes manuelt, kan den som håndterer avviket legge til oppgaver.
AMU-møter
Når du gjennomfører et AMU-møte i systemet får du mulighet til å legge til oppgaver direkte under hvert punkt på agendaen, dersom det for eksempel er noe som skal gjøres før neste møte.
Årshjul
Når du lager aktiviteter i årshjulet får du velge om du vil lage aktiviteten som en oppgave også eller ikke.
I HR-systemet kan oppgaver lages fra:
Onboarding
Når du lager onboardingplanen for den ansatte som skal begynne, får du sjansen å legge til oppgaver under hvert punkt i planen.
Offboarding
Når du lager offboardingplanen for den ansatte som skal slutte, får du sjansen å legge til oppgaver under hvert punkt i planen.
Årshjul
Når du lager aktiviteter i årshjulet får du velge om du vil lage aktiviteten som en oppgave også eller ikke.
Oppdatering og oppfølging av oppgaver
Klikker du på en oppgave kan du se alle detaljene for oppgaven, og ved å klikke på rediger kan du også oppdatere informasjonen. Du kan også gjøre alt dette i mobilappen.
Hvis du ikke ser en redigeringsknapp når du ser på oppgaven, betyr det at du ikke er ansvarlig for oppgaven og derfor kun kan se den.
Ønsker du å se status på oppgaver som du har tildelt andre, kan du gjøre det ved å klikke på "Se flere oppgaver". Én fane viser alle oppgaver du har opprettet, og denne er synlig for alle brukere. Den andre fanen er kun synlig for administrator, daglig leder og avdelingsledere, og viser alle oppgaver som dine ansatte har fått tildelt. Du kan søke og sortere for å finne oppgaven(e) du leter etter.
