Tutaj możesz przeczytać o tym, dlaczego wśród Twoich dokumentów znajdują się już foldery i jak przesłać dokumenty.
Lornetka składana
Kiedy system jest aktywowany dla Ciebie jako klienta, tworzonych jest także pięć standardowych folderów. Nazwy tych folderów są następujące:
Podręcznik BHP
Wersje
Ocena ryzyka
Listy kontrolne
Bezpieczny spacer
HR
Te pięć folderów jest również oznaczonych pogrubionym tekstem, dzięki czemu można rozróżnić foldery standardowe od tych, które sam tworzysz. Dostęp do tych folderów mają wszyscy użytkownicy w Twojej firmie, jednak to, kto ma dostęp do dokumentów, zależy od działu, dla którego zostały utworzone. Wszystkie pliki PDF tworzone automatycznie przez system HSE są przechowywane w tych folderach. Przykładowo, jeśli przeprowadzisz rewizję w systemie, zostanie ona automatycznie zapisana w folderze „Rewizje”. Dokument będzie wówczas dostępny dla użytkowników w dziale, w którym przeprowadzana jest rewizja.
Nie możesz edytować ani usunąć tych folderów. Nie można również usunąć dokumentów zapisanych tutaj automatycznie. Jeśli chcesz, możesz posortować je w podfoldery, które sam utworzysz.
Jeśli chcesz, możesz także przesłać dokumenty do tych folderów ręcznie, a dokumenty przesłane ręcznie możesz w dowolnym momencie usunąć.
Użytkownicy z typem administratora będą zawsze mogli przeglądać i edytować wszystkie przesłane foldery i dokumenty.
Utwórz folder
Aby utworzyć nowy folder, kliknij „Nowy folder”, wybierz nazwę folderu, a następnie wybierz, kto powinien mieć do niego dostęp. Jeśli chcesz, aby wszyscy w firmie mieli dostęp, możesz wybrać działy, a następnie całą firmę lub wybrać role, a następnie wszystkie role. W ten sposób wszyscy dodani później pracownicy również automatycznie uzyskają dostęp do folderu. Jeśli zdecydujesz się udostępnić folder pracownikom, dostęp będą mieli tylko wybrani w nim pracownicy.
Po kliknięciu „Utwórz” folder pojawi się na liście folderów. Aby utworzyć podfolder, należy najpierw kliknąć folder główny, a następnie kliknąć „Nowy folder”.
Jeśli chcesz zmienić osobę mającą dostęp do folderu, zrób to klikając na pióro w kolumnie „Akcje”.
Jeśli w tym folderze znajdują się dokumenty, które są udostępniane poszczególnym pracownikom, należy najpierw przenieść lub usunąć te dokumenty z folderu.
Prześlij dokumenty
Aby przesłać dokument, należy najpierw przejść do folderu, w którym chcesz zapisać dokument, a następnie kliknąć „Prześlij”. Najpierw wpisz jaka ma być nazwa dokumentu i prześlij plik. W kroku 2 wybierasz, czy dokument ma być widoczny dla wszystkich osób mających dostęp do folderu, czy też ma być widoczny tylko dla wybranych pracowników. Jeśli zdecydujesz się na udostępnienie danych określonym pracownikom, będziesz mógł wybrać tylko tych pracowników, którzy mają dostęp do mapp. W ostatnim kroku sprawdzasz, czy wszystko się zgadza, a kiedy już to zrobisz, kliknij „Zakończono”. Teraz dokument pojawi się na liście dla każdego, kto ma do niego dostęp.
Jeśli nie widzisz przycisków umożliwiających przesyłanie dokumentów lub tworzenie folderów, oznacza to, że Twoja rola nie ma do tego dostępu. Użytkownicy administracyjni mogą edytować, kto ma dostęp do przesyłania dokumentów w ustawieniach roli.