Her kan du lese om hvorfor det allerede ligger mapper blant dine dokumenter og hvordan du gjør for å laste opp nye dokumenter.
Mapper
Når systemet aktiveres for deg som kunde lages samtidig fem st standardmapper. Navnet på disse er følgende:
HMS-håndbok
Revisjoner
Risikoanalyser
Sjekklister
Vernerunder
HR
Disse fem mappene er også markert med fet stil sånn at du kan skille mellom standardmapper og de som du lager selv. Alle brukere i ditt selskap har tilgang til disse mappene, men hvem som har tilgang til dokumentene er avhengig av hvilken avdeling de er opprettet for. I disse mappene lagres alle PDF:er som lages automatisk av HMS-systemet når du bruker det. Hvis du for eksempel gjennomfører en revisjon i systemet vil den automatisk lagres i mappen "Revisjoner". Dokumentet vil da være tilgjengelig for brukerne på avdelingen som revisjonen gjennomføres på.
Disse mappene kan du ikke redigere eller slette. Du kan heller ikke slette eller flytte de dokumentene som lagres her automatisk. Hvis du ønsker, kan du kan sortere dem i undermapper som du lager selv.
Du kan også laste opp dokumenter i disse mappene manuelt hvis du ønsker det og de dokumentene kan du slette når som helst.
Brukere som har brukertypen admin vil alltid kunne se og redigere alle mapper og dokumenter som lastes opp.
Lage mappe
For å lage en ny mappe klikker du på "Ny mappe", velger navn på mappen og velger hvem som skal ha tilgang til den. Hvis du ønsker at alle i selskapet skal ha tilgang kan du enten velge avdelinger og så velge hele selskapet, eller velge Roller og så alle roller. Da får også alle ansatte du legger til senere automatisk tilgang. Hvis du velger å dele mappen med ansatte vil det kun være de ansatte som blir valgt som får tilgangen.
Når du klikker på "Opprett" vil mappen vises i listen av mapper. For å lage en undermappe må du først klikke deg in i hovedmappen, og så deretter klikke på "Ny mappe".
Hvis du vil endre hvem som har tilgang til mappen gjør du det ved å klikke på pennen i kolonnen "Handlinger".
Hvis det finnes dokumenter lagret i denne mappen som er delt med enkelte ansatte må du først flytte eller slette disse dokumentene fra mappen.
Laste opp dokumenter
For å laste opp et dokument må du først gå in i den mappe hvor du ønsker å lagre dokumentet, og så klikke på "Laste opp". Først fyller du ut hva navnet på dokumentet skal være og laster opp filen. I steg 2 velger du om dokumentet skal være synlig for alle som har tilgang til mappen eller om det bare skal være synlig for enkelte ansatte. Hvis du velger å dele med enkelte ansatte vil du bare kunne velge mellom de ansatte som har tilgang til mappen. I det siste steget ser du over at alt stemmer og når du er ferdig klikker du på "Fullfør". Nå vil dokumentet vises i listen for alle som har tilgang til det.
Hvis du ikke kan se knappene for å laste opp dokumenter eller for å opprette mapper er det fordi din rolle ikke har tilgang til dette. Admin-brukere kan redigere hvem som har tilgang til å laste opp dokumenter under rolleinnstillinger.