Čia galite perskaityti, kodėl tarp jūsų dokumentų jau yra aplankų ir kaip įkelti dokumentus.
Aplankai
Kai sistema suaktyvinama jums kaip klientui, ji taip pat sukuria penkis standartinius aplankus. Šių aplankų pavadinimai yra tokie:
HSE vadovas
Pataisymai
Rizikos analizė
Kontroliniai sąrašai
Saugus pasivaikščiojimas
HR
Šie penki aplankai taip pat pažymėti paryškintu tekstu, kad galėtumėte atskirti standartinius aplankus nuo pačių sukurtų aplankų. Visi jūsų įmonės vartotojai turi prieigą prie šių aplankų, bet kas turi prieigą prie dokumentų, priklauso nuo skyriaus, kuriam jie buvo sukurti. Šiuose aplankuose saugomi visi HSE sistemos automatiškai sukurti PDF failai. Pavyzdžiui, jei sistemoje atliekate taisymą, jis automatiškai išsaugomas aplanke „Revizijos“. Tada dokumentas bus prieinamas naudotojams skyriuje, kuriame atliekama peržiūra.
Negalite redaguoti ar ištrinti šių aplankų. Taip pat negalite automatiškai ištrinti čia išsaugotų dokumentų. Jei norite, galite juos surūšiuoti į savo sukurtus poaplankius.
Taip pat, jei pageidaujate, šiuose aplankuose dokumentus galite įkelti rankiniu būdu, o rankiniu būdu įkeltus dokumentus galite bet kada ištrinti.
Vartotojai, turintys vartotojo tipą administratorius, visada galės matyti ir redaguoti visus įkeltus aplankus ir dokumentus.
Sukurkite aplanką
Norėdami sukurti naują aplanką, spustelėkite "Naujas aplankas", pasirinkite aplanko pavadinimą ir pasirinkite, kas turėtų turėti prieigą prie jo. Jei norite, kad visi įmonės darbuotojai turėtų prieigą, galite pasirinkti skyrius ir tada pasirinkti visą įmonę arba pasirinkti vaidmenis ir visus vaidmenis. Tai darydami visi darbuotojai, kuriuos pridėsite vėliau, automatiškai gauna prieigą prie aplanko. Jei pasirinksite bendrinti aplanką su darbuotojais, prieigą turės tik ten pasirinkti darbuotojai.
Spustelėjus „Sukurti“, aplankas atsiras aplankų sąraše. Norėdami sukurti poaplankį, pirmiausia turite spustelėti pagrindinį aplanką, tada spustelėkite „Naujas aplankas“.
Jei norite pakeisti, kas turi prieigą prie aplanko, padarykite tai spustelėdami rašiklį stulpelyje „Veiksmai“.
Jei šiame aplanke yra dokumentų, kurie yra bendrinami su atskirais darbuotojais, pirmiausia turite perkelti arba ištrinti šiuos dokumentus iš aplanko.
Įkelti dokumentus
Norėdami įkelti dokumentą, pirmiausia turite eiti į aplanką, kuriame norite išsaugoti dokumentą, tada spustelėkite „Įkelti“. Pirmiausia užpildykite, koks turėtų būti dokumento pavadinimas, ir įkelkite failą. 2 veiksme pasirenkate, ar dokumentas turi būti matomas visiems, turintiems prieigą prie aplanko, ar jis turėtų būti matomas tik tam tikriems darbuotojams. Jei pasirinksite bendrinti su tam tikrais darbuotojais, galėsite rinktis tik iš darbuotojų, kurie turi prieigą prie žemėlapio. Paskutiniame žingsnyje jūs patikrinate, ar viskas yra teisinga, ir kai baigsite, spustelėkite „Užbaigti“. Dabar dokumentas bus rodomas visų, turinčių prieigą prie jo, sąraše.
Jei nematote dokumentų įkėlimo arba aplankų kūrimo mygtukų, tai reiškia, kad jūsų vaidmuo neturi prieigos tai padaryti. Administratoriai gali redaguoti, kas turi prieigą prie dokumentų įkėlimo vaidmenų nustatymuose.