Her kan lese om når du kan forvente å se timelistene dine i Tripletex, og hva du kan gjøre hvis noe har gått galt.
Hvis du har en aktiv integrasjon med Tripletex, sender vi timelistene dine fra HR-systemet til Tripletex når timene er godkjente. Det betyr at alle timer som er registrert i HR-systemet, og som ikke har status godkjent heller ikke vil være synlige i Tripletex.
Når en ansatt registrerer timene sine får de statusen "registrert". Når den ansatte sender dem til godkjenning får de status "ventende". Den som behandler forespørselen kan da godkjenne eller avvise timene, og de får da enten statusen "godkjent" eller "avvist". Når én eller flere registreringer godkjennes sender vi dem over til Tripletex umiddelbart. Det betyr at du som leder kan godkjenne en timeliste, og deretter gå inn i Tripletex og se timene der.
Er det noe galt med informasjonen til den ansatte eller prosjektet som timene er registrert på, vil du ikke kunne godkjenne timene. I stedet vil du bli stoppet med en feilmelding som forteller deg hva som er galt. Det kan for eksempel skje dersom du har endret ansattnummeret til en ansatt i Tripletex, men ikke oppdatert i HR-systemet. Det kan også skje dersom du har endret prosjektnummeret til et prosjekt i HR-systemet, men ikke gjort det samme i Tripletex. Når du har korrekt informasjon begge steder, vil du kunne godkjenne timene.
Dersom du skal godkjenne overtidsregistreringer, må lønnsarten for overtid også være synlig i timelistene i Tripletex. Dette slås på under den aktuelle lønnsarten i Tripletex.
En god huskeregel er at dersom du ikke fikk registrert timene med den valgte informasjonen direkte i Tripletex, vil vi heller ikke kunne sende over timene fra HR-systemet med den informasjonen.
Etter at timene er sendt
Når timene er godkjent i HR-systemet og er sendt til Tripletex vil de ikke automatisk merkes som godkjent i Tripletex. Dersom timene skal brukes til lønn eller fakturering i Tripletex, må de markeres som godkjent i Tripletex av en bruker med tilgang.
Oppdager du at noe har gått galt etter at du har godkjent timene i HR-systemet og sendt dem til Tripletex, kan du likevel rette det. Det er mulig å gjøre endringer i timelistene i Tripletex, men husk, endrer du informasjonen i Tripletex vil ikke endringene være synlige i HR-systemet. Hvis du ønsker å vise riktig informasjon i begge systemene, må du gjennom følgende steg:
- Administrator sletter timene i HR-systemet (kun admin har tilgang til dette).
- Slett timene i Tripletex også, dette gjøres ikke automatisk.
- Registrer timene på nytt med riktig informasjon i HR-systemet.
- Godkjenn timene.
- Nå sendes timene på nytt til Tripletex, med riktig informasjon.