Les her om hvordan du kan registrere både ferie og fravær i kalenderen.
Start med å klikke på ikonet for Kalender i menyen til venstre, og klikk på «Personlig kalender». Dette er din kalender hvor du kan registrere ferie og andre typer av fravær. Avdelingsledere og administrator kan også se kalenderen til sine ansatte.
I boksen til høyre vises akkumulerte verdier for det kalenderår som kalenderen viser. Her summeres altså hvor mange dager som har blitt brukt på de ulike fraværstypene i løpet av kalenderåret. Ved å klikke på Detaljer kan du se detaljert informasjon om hvilke datoer fravær har blitt registrert i kalenderen.
For å registrere et nytt fravær klikker du på den dagen du ønsker å registrere fraværet på. Du vil da få et valg om hvilken type fravær du ønsker å registrere. Velg mellom hvilke datoer du ønsker å registrere og legg til en kommentar til den som skal behandle forespørselen.
Når forespørselen venter på svar, vil den være gul i kalenderen. Når den er gul kan du gjøre endringer i forespørselen eller slette den helt, ved å klikke på den og velge hva du vil gjøre.
Hvis den blir godkjent vises den i grønt. Da kan du ikke lenger redigere eller slette fraværet, men hvis det skulle trenges kan en admin-bruker gjøre det.
Hvis den har blitt avvist, blir den rød. Ved å klikke på fraværet vises da begrunnelsen til avvisningen. Når den har blitt avvist kan du både redigere og slette den. Hvis du redigerer forespørselen og klikker "Send inn" vil den bli sendt inn som en ny forespørsel.
Administrator og avdelingsleder kan se og legge til fravær i kalenderen for de ansatte de er ansvarlig for. For å bytte hvilken ansatt du ser på klikker du på «Ansatt», velger den ansatte i listen og klikker «ok». Nå vil kalenderen og de akkumulerte verdiene til den ansatte vises. Navnet på den ansatte vises alltid på toppen av siden. Du kan ikke se på flere ansatte samtidig.
Rød og blå melding
Møtes du av en rød melding i vinduet når du klikker på «Send inn», er det fordi du har forsøkt å registrere ferie eller fravær som ikke følger reglene som er satt opp for selskapet. Da kan du ikke registrere fraværet selv, men avdelingsleder eller administrator kan gjøre det for deg. Disse reglene settes opp av administratoren under selskapsinnstillinger.
Er du avdelingsleder eller administrator kan du også bli møtt av en blå melding i vinduet når du klikker "Send inn". Dette vil skje dersom du registrerer ferie eller fravær, som ikke følger reglene, for en av dine ansatte. Denne meldingen er kun informasjon om at maksverdiene overskrids ved registreringen, men du vil ikke bli forhindret fra å registrere. Dette kan for eksempel gjøres dersom det skulle være et spesielt tilfelle når et fravær skal godkjennes til tross for at det egentlig ikke følger reglene i systemet. Den ansatte kan da ikke gjøre det selv, men avdelingsleder eller administrator kan gjøre det for dem.
