Hvordan lager jeg en personalhåndbok?

I denne artikkelen forklares det hvordan du lager en personalhåndbok og hva du kan gjøre med den.

Har du kjøpt vår HR-modul har du tilgang til å lage personalhåndbøker. Det er kun administrator-brukere som kan lage håndbøker. Det er ikke mulig å velge at noen roller skal kunne lage og andre ikke, men kun de brukerne med brukertype admin har tilgang. Alle andre brukere kan kun se den eller de håndbøker som er laget for dem. 

Opprette en ny håndbok

For å opprette en ny håndbok klikker du på "Ny" øverst til høyre. Nå må du i første steg velge hva håndboken skal hete, hvilken avdeling den skal være tilgjengelig for og hvilke språk den skal være tilgjengelig på. I feltet for avdeling kan du enten velge hele selskapet, eller en eller flere avdelinger. Det er her du bestemmer hvem som skal ha muligheten til å se håndboken. Hvis du velger en avdeling, vil kun de ansatte som er registrert på den avdelingen se den.

I feltet for språk kan du velge inntil 4 språk. De du velger her er de som de ansatte da kan velge mellom når de ser på håndboken. Hvis ditt selskap for eksempel har noen ansatte som kun snakker engelsk, kan det være lurt å opprette håndboken både på norsk og engelsk slik at de ansatte kan velge hvilket språk de vill lese den på.

I neste steg velger du hvilke kapitler og artikler du vil ha med i håndboken. Vi i Grønn Jobb har laget 11 ulike kapitler med totalt 46 ulike artikler som bør inngå i en personalhåndbok. Disse er et veldig god utgangspunkt og inneholder viktig lovregulert informasjon med relevante lenker. Du kan selvfølgelig velge om du vil ha med disse kapitlene/artiklene eller om du vill slette dem. Du kan også legge til flere eller endre dem dersom det er noe du mangler. Alle endringer du gjør lagres per språk, så hvis du vil at det skal legges til eller slettes noe fra alle språk, må du gjøre det i hver fane. Alle artiklene vi tilbyr er tilgjengelig på hvert av språkene.

Når du er fornøyd klikker du på ferdigstill, så vil håndboken opprettes. Håndboken er nå opprettet men ennå ikke publisert. Den er derfor kun synlig for admin-brukere. Nå kan du se innholdet i de ulike artiklene og gjøre endringer i dem.

I forslaget fra Grønn Jobb vil enkelte artikler inneholde rød tekst. Det betyr at det er noe du må eller bør endre i artikkelen for at den skal tilpasses hvordan dere jobber i din bedrift. Disse forslagen er standardisert tekst som forklarer mye av det som er lovregulert, som for eksempel ferieloven. Når du er fornøyd med innholdet kan du publisere håndboken. Da vil den være tilgjengelig for brukerne som har fått tilgang, både på web og i mobilappen.

Redigere personalhåndboken

Du kan selvsagt gjøre endringer i personalhåndboken når du vil. For å gjøre endringer i en artikkel klikker du på pennen på den artikkelen. Da får du opp et vindu med alt innhold der du kan endre teksten og legge til tagger, lenker og dokumenter. Dokumentene du legger til her har ingen kobling til dokumentarkivet, de lagres kun i håndboken.

Taggene kan brukes til å forenkle søkefunksjonen for brukere, men må ikke brukes. Når ansatte søker i håndboken, søkes det i innholdet i artiklene, men legger du til tagger så søkes det også i dem. Taggene skriver du inn manuelt og klikker på "Enter" for å legge dem til. 

Du kan også redigere, slette, legge til og endre rekkefølgen på kapitlene og artiklene, ved å klikke på "Rediger meny". Da vil du få opp et vindu som er nøyaktig det samme som det andre steget da du opprettet håndboken. Her du kan gjøre endringene, og deretter lagre. 

Hvis du vil gjøre endringer i språk, navn eller hvem håndboken er tilgjengelig for, må du gå ut fra detaljsiden av håndboken, og tilbake til listevisningen. Klikk på redigeringsikonet så vil du få opp et vindu med de samme feltene som i det første steget da du opprettet håndboken. Når du deretter klikker lagre vil de endringene være lagret og håndboken oppdatert.