I denne artikkelen kan du lese om hvordan vi henter ansatte fra Tripletex og hva du selv må passe på.
I siste steg i prosessen for å aktivere integrasjonen til Tripletex, henter vi dine ansatte fra Tripletex. Vi henter kun ansatte som har epost og ansattnummer fylt ut. Har du ansatte i Tripletex uten ansattnummer eller epost må du først legge dette til dersom du vil hente dem inn til HR-systemet.
Hvis en ansatt allerede finnes i HR-systemet, vil denne være nedtonet i listen og ikke mulig å velge. Dette sjekker vi ved å se på ansattnummeret. Dersom det er en ansatt i Tripletex med samme nummer som en ansatt i HR-systemet, vil den ikke være mulige å hente på nytt.
Vi sjekker kun ansattnummer for å markere hvilke ansatte som allerede finnes i HR-systemet, men for å opprette en ny bruker i HR-systemet må epostadressen være unik. Hvis en ansatt finnes i begge systemene, men ansattnummeret er forskjellig, vil den være mulig å huke på i listen. Dersom epostadressen denne er registrert med i Tripletex allerede finnes i HR-systemet, vil du bli stoppet med en feilmelding når du prøver å ferdigstille.
For de ansatte du velger å huke på, må du velge brukertype og avdeling. Når du ferdigstiller prosessen, vil de du har huket på bli opprettet som brukere i systemet og en epost med verifiseringslink blir sendt til dem. For at brukerne skal kunne logge seg på i systemet, må du også tildele dem en lisens. Det gjøres under selskapsinnstillinger.
Når du aktiverer integrasjonen og henter ansatte fra Tripletex, henter vi ansatte du har registrert der og da. Du må derfor sørge for å oppdatere HR-systemet dersom du legger til, endrer eller sletter ansatte fra Tripletex. Ønsker du å hente ansatte fra Tripletex på nytt, kan du alltid klikke "Oppdater Tripletex" under selskapsinnstillingene og gå igjennom prosessen på nytt. Gjør du det har du muligheten til å hente inn nye ansatte fra Tripletex, men dette vil ikke påvirke de ansatte du allerede har hentet.
Ansatte du allerede har hentet skal håndteres i HR-systemet. Dersom informasjon må oppdateres, gjøres dette under menyvalget Mine ansatte, hvor du også kan endre status på en brukere til Sluttet, dersom vedkommende ikke lenger jobber i selskapet.
Sørg alltid for at du har registrert riktig informasjon, hvis du endrer på noe. Hvis du for eksempel endrer ansattnummeret på en ansatt i HR-systemet, og dette nummeret ikke finnes i Tripletex, vil det oppstå problemer når den ansattes timer skal godkjennes.