Hvordan skal jeg tolke fraværsstatistikken?

All informasjon på siden er avhengig av hvilke filter du velger på toppen av siden. De står automatisk på inneværende kvartal og år, samt alle ansatte i hele selskapet. Det betyr at statistikken du ser når du går inn på siden er basert på alle ansatte i det inneværende kvartalet. Du kan endre på filtrene for å se statistikken for et annet kvartal eller for hele året, eller for å se enkelte avdelinger eller ansatte.

Historisk data

Statistikken oppdateres automatisk når du gjør endringer i systemet. Hvis en ansatt sitt ansettelsesforhold endres og du registrerer dette i systemet, vil statistikken behandle endringen som en del av historikken.

Dette kan for eksempel gjelde ansatte som bytter avdeling eller endrer stillingsprosent. Så lenge du registrerer riktige opplysninger til riktig tid, vil statistikken alltid vise korrekte tall.

Dersom en ansatt bytter avdeling, vil fravær som er registrert før datoen for byttet fortsatt tilhøre den tidligere avdelingen.

Hvis en ansatt endrer stillingsprosent, vil dagsverk og fraværsdager som er registrert før endringsdatoen beregnes ut fra den gamle stillingsprosenten. Fra og med datoen endringen trer i kraft, beregnes dagsverk og fravær ut fra den nye stillingsprosenten.

Når en ansatt settes som inaktiv, kan du ikke lenger filtrere direkte på vedkommende. Fravær som er registrert før inaktiveringsdatoen vil likevel være inkludert dersom du filtrerer på hele selskapet eller avdelingen den ansatte tilhørte.

Oversikt

Under tittelen Oversikt finner du en oppsummering av dataen for perioden du har filtrert på. Tallene baseres på ferie og fravær som er registrert i kalenderen til hver enkelt ansatt. 

Totalt fravær - Viser den totale fraværsprosenten for den valgte perioden og den valgte avdelingen/ansatte. Fargen og pilen viser om fraværet er høyere, lavere eller det samme sammenlignet med perioden før. Hvis du filtrerer på kvartal sammenligner den med kvartalet før, og om du filtrerer på år sammenligner den med hele året før. Prosenten her vises med 2 desimaler, så hvis fraværet er lavere enn 0,005% vil det vises som 0%.

Sykefravær - Viser fraværsprosenten som skyldes sykefravær. Sykefravær kategoriseres som egenmelding og sykmelding. Farge og pil følger samme logikk som det totale fraværet, men sammenligner kun med sykefraværet fra perioden før.

Totale fraværsdager - Viser antallet fraværsdager for den valgte perioden og den valgte avdelingen/ansatte. For heltidsansatte beregnes 1 dag med fravær som 1 fraværsdag, men for deltidsansatte ganges det med stillingsbrøken. En ansatt med en 50% stilling som er borte 1 dag har da 0,5 fraværsdager. 

Sykefraværsdager - Viser antallet fraværsdager som skyldes sykefravær. Her kan du se det totale antallet og antallet per type; sykmelding og egenmelding. Disse fraværsdagene beregnes på samme måte som det totale fraværet, for ansatte med ulike stillingsprosenter. Sykmeldingsprosenten regnes også med dersom det er en sykmelding. En ansatt som arbeider 50% og er sykmeldt 20% i 5 dager har derfor 0,5 sykefraværsdager.

Aktive ansatte - Viser hvor mange ansatte som var ansatt samtidig under perioden. Feltet lytter til de ansattes start- og sluttdato. Hvis en ansatt starter eller slutter mitt i perioden, regnes de med her, men de avtalte dagsverkene blir justert basert på start og/eller sluttdato. Hvis en ansatt har en sluttdato registrert, men blir satt tilbake til aktiv igjen ved senere anledning, lagres ikke historikk på da de var inaktive. Dagsverkene blir kun beregnet på den start- og eventuelt sluttdatoen som er registrert på den ansatte. 

Avtalte dagsverk - Viser hvor mange arbeidsdager de ansatte har avtalt å jobbe i perioden. Beregnes basert på om selskapet bruker 5 eller 6 dagers uke, om det er røde dager, samt om det finnes registrerte feriedager i den personlige kalenderen. Hvis du endrer på stillingsprosenten eller avdelingen til en ansatt så lagres denne historikken og påvirker dagsverkene. Den ansatte regnes derfor med til den første avdelingen frem til dagen du bytter, og til den andre avdelingen etter byttet. Det samme gjelder med stillingsprosent. Dagsverkene (og fraværsprosenten) blir beregnet på den forrige stillingsprosenten frem til dagen du bytter, og på den nye stillingsprosenten etter at du har byttet. 

Fravær etter kjønn

Grafen viser hvordan fraværsprosenten har forandret seg fra måned til måned. De ulike linjene i grafen viser utviklingen for ulike kjønn. Hvilke kjønn de ulike fargene representerer kan du se på kategoriene ovenfor grafen. Du kan styre hvilke linjer du vil se ved å klikke på kategoriene for å skjule eller vise den valgte linjen. 

Under grafen vises de ulike fraværskategoriene. Sykt barn og andre permisjoner innebærer all fravær som ikke er relatert til den ansattes egen sykdom. Den ansattes egen sykdom kategoriseres basert på om det er egenmeldt eller legemeldt, samt lengden på fraværet.

Du kan velge å filtrere grafen basert på fraværskategoriene også. Klikk på kategorien for å velge om den kategorien skal regnes med i prosenten eller ikke. Som standard regnes alle kategoriene med og er gule. Når du klikker på en kategori og den blir grå, så vises prosenten basert på kun de gjenværende kategoriene. 

Skalaen til venstre er dynamisk basert på hvor mye fravær som er registrert hos dere. For å se de nøyaktige tallene for en enkelt måned kan du holde musepekeren over den måneden. Da vil den nøyaktige prosenten for de ulike kjønnene vises. Dersom et kjønn ikke er med i listen når du holder musepekeren over måneden betyr det at det er 0% fravær for det kjønnet.

Sammenligning med fjoråret

Denne grafen sammenligner fraværsprosenten for en valgt periode med den samme perioden forrige år. Hvis du velger å filtrere per kvartal så sammenligner den måned for måned, mens om du velger å filtrere for hele året sammenligner den kvartalsvis. De grønne stolpene representerer det året du har valgt i filtreringen, og de gule representerer året før. Her er det kun oppdelt i sykefravær og annet fravær, men du kan fortsatt bruke kategoriene ovenfor grafen for å skjule eller vise de ulike stolpene. 

Typer fravær etter kjønn

Under her ser du tre kakediagram; ett for kvinner, ett for menn og ett for alle ansatte. Hvert diagram viser hvor mye av det totale fraværet som tilhører hver kategori. Her brukes de samme kategoriene som under det øverste linjediagrammet. Sykefravær er oppdelt i legemeldt og egenmeldt, samt i lengden på fraværet. Sykt barn og andre permisjoner innebærer alt fravær som ikke er relatert til den ansattes egen sykdom.

Fravær etter type

Den siste grafen på siden viser hvor mange fraværsdager og hvor mange tilfeller av hver fraværskategori som har blitt registrert. Samme kategorier brukes også i denne grafen, der sykefravær er oppdelt i egenmeldt og legemeldt, samt i lengden på fraværet, og annet fravær er oppdelt i sykt barn og andre permisjoner.  

Du velger selv om stolpene skal vise antall fraværsdager eller antall tilfeller ved å klikke på radioknappene ovenfor grafen. Et tilfelle regnes som et sammenhengende fravær av en og samme type. Det kan altså ha blitt gjort flere ulike registreringer i kalenderen, men dersom alle registreringene har samme type og det ikke finnes noen arbeidsdager mellom registreringene regnes de som ett tilfelle. Fraværsdager beregnes på samme måte som beskrevet under "Oversikt", og er avhengig av de ansattes stillingsprosent og sykmeldingsprosent. 

Her kan du også velge å filtrere bort stolper hvis du ikke ønsker å se alle på en gang. Da klikker du på den kategorien du ikke ønsker å se, så blir den grået ut. For å se stolpen igjen er det bare å klikke en gang til.